Tietosuoja

TIETOSUOJASELOSTE
Pvm: 29.12.2023
Viite: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Rekisterinpitäjä
Nimi: Tornion 4H-yhdistys ry
Osoite: Putaankatu 2, 95420 Tornio

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Anu Davidila
Osoite: Putaankatu 2, 95420 Tornio
Sähköposti: anu.davidila@4h.fi
Puhelin: 044 2569 167

Rekisterin nimi: tornio.4h.fi kautta kerättävät lomaketiedot
1. Ilmoittautumiset kursseille, leireille, retkille ja kilpailuihin
2. Työhakemukset
3. Muut nettisivulomakkeiden kautta tehtävät yhteydenotot ja ilmoittautumiset
4. Vuokraustoiminta, vuokratuotteiden varaus

Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
1. Asiakastietojen kerääminen laskutusta, tiedotusta ja tilastointia varten
2. Työhakemusten vastaanotto ja työnhakuprosessiin tarvittavien tietojen keräys
3. Esimerkiksi työtilausten vastaanotto
4. Asiakastietojen keräys laskutusta ja tiedotusta varten

Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:
1. Asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, syntymävuosi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, välttämättömät turvallisuuteen liittyvät tiedot esim. allergiat. Mikäli kyseessä on alaikäinen: huoltajan tiedot: nimi ja yhteystiedot.
2.Nimi, osoite, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työtehtävien kannalta oleellisten asioiden kuvailu, lomakkeen täyttäjien itse esille nostamat asiat
3. Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat (kuten työpalvelutarpeen kuvaus), sisältää myös tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta sekä toiminnasta saadut, palvelun järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot ja muut palvelun tuottamisen kannalta välttämättömät tiedot.
4. Asiakkaan yksilöintitiedot: nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet
1. Toteutuneen toiminnan jälkeen tiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan kahden vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten. Hanketoiminnan ollessa kyseessä säilytetään hankesääntöjen mukainen aika.
2. Työnhakuprosessin ajan, kunnes työtehtävään valitun koeaika on ohitse.
3. Yhteydenottoon liittyvän toiminnan mukaisesti yhteydenottotarpeen päätyttyä.
4. Yhden vuoden ajan määrällisen tilastoinnin vuoksi.

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Henkilöiden itse tai alaikäisten kohdalla heidän huoltajansa täyttäessä tiedot tornio.4h.fi sivuston lomakkeilla.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään Tornion 4H-yhdistyksen toiminnassa. Tietoja käsittelevät toimintaan oleellisesti liittyvät henkilöt. Tässä tapauksessa toiminnanjohtaja, yhdistyksen järjestötyöntekijä, kurssin ohjaaja, leiriohjaajat, työpalvelutehtävän vastaanottanut nuori, yhdistyksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.
Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.
Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.

⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä
koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.